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Os segredos da Produtividade

A produtividade traz muito mais benefícios para nós mesmos do que para a empresa em que trabalhamos. A eficiência no trabalho nos traz leveza, diminui o stress, melhora a saúde e nossos relacionamentos. O artigo abaixo é bem completo, vale a pena ler.

 

*Cristina Balerini 

Horário de trabalho puxado, permanência de 12 ou 14 horas na empresa, cansaço e correria. Sinônimos de alta produtividade? Não, nem sempre. Há tempos as empresas já não vêem com bons olhos aquele funcionário que é sempre o último a ir embora, porque isso, em vez de ser um indicativo de que as pessoas estão trabalhando e produzindo muito, pode demonstrar que você está gerenciando mal seu tempo. Já para os chefes, o recado é: não adianta controlar à risca seu funcionário, quantas vezes ele sai para um café ou pára no corredor para um papinho rápido. Isso também não significa que ele seja improdutivo. 

Vamos começar nossa reportagem esclarecendo ao leitor o que é, afinal, um funcionário produtivo. Para a consultora do Grupo Catho Paula Coutinho de Almeida, os traços de funcionários produtivos coincidem com as características básicas da atividade voluntária, como liderança, trabalho em equipe, capacidade empreendedora e habilidade de relacionamento. “São pessoas criativas, inovadoras, espertas, ágeis e dispostos a assumir riscos; que fazem acontecer, que conduzem os negócios, que produzem produtos e prestam serviços de maneira excepcional”

Para a consultora e palestrante Leila Navarro, o funcionário produtivo não é aquele que só pensa em trabalho, o famoso “workaholic”, mas sim aquele que consegue cumprir suas metas e sabe administrar o seu tempo. Ele sabe que é necessário equilibrar a vida pessoal com a vida profissional. “Em vez de trabalhar mais, as pessoas precisam fazer seu trabalho render mais. E para isso, só há uma lei: executar aquilo que realmente se sabe fazer bem, talvez até 100 vezes melhor”

Mas é produtivo só quem cumpre suas metas? A também consultora do Grupo Catho, Cristiane Rodrigues, dá sua opinião: “funcionário produtivo é aquele que cumpre sim as metas propostas e necessárias, atingindo, porém, bons resultados. Isso significa alcançar os objetivos que se espera de forma bem-feita, com o mínimo de perda de recursos. São combinações indispensáveis, principalmente se considerarmos a possibilidade do funcionário até mesmo ultrapassar suas obrigações, mas não realizar um trabalho de qualidade, se detendo apenas na quantidade, por exemplo. Ir além das propostas também pode fazer parte da produtividade, mas essa não é a questão-chave, nem o requisito principal”

Só para que você, leitor, tenha uma idéia do que estamos falando, em países de primeiro mundo a carga horária tem sido reduzida, e a produtividade, aumentada. Por quê? Porque as pessoas estão buscando fazer suas atividades da maneira mais correta possível. 


Você é produtivo? 

Não confunda produtividade com disponibilidade. O fato de você ser produtivo e dar conta, com êxito, de sua demanda, não significa que você tem tempo disponível para assumir outras tarefas. Aí mora o perigo. Não saber falar ‘não’ e não conhecer o seu limite é um grande risco, pois podem surgir a fadiga e o estresse, fatais para a produtividade. Pessoas produtivas são pessoas felizes e satisfeitas com seu trabalho; não há espaço para sofrimento ou estresse. Se você está sofrendo ou estressado, alguma coisa está errada.”, explica Leila. 

Quer uma dica para medir sua produtividade? Faça uma lista de pendências diárias. Verificar aquilo que deve ser resolvido com prioridade também ajuda a medir sua produtividade. “Se, ao final do dia, você notar que realizou a maioria das pendências, saberá que está sendo produtivo. Mas, se ficaram muitas pendências, faça uma análise das tarefas não resolvidas - aí pode estar a resposta ao seu grau de produtividade.” 

Uma outra dica, dada pela consultora Cristiane Rodrigues, é medir sua produção com a de um colega com a mesma função. Mas atenção: você deve procurar vencer os seus limites, e não os de seu colega, para não correr o risco da competição se tornar algo negativo. 

Porém, muitas vezes o funcionário não consegue perceber que sua produtividade está em queda. Não conseguir enxergar desafios, desestímulo pelo trabalho em si ou pelo local de trabalho podem ser alguns indícios de que algo não vai bem. 

Mas segundo a consultora Paula Coutinho, algumas pequenas ações podem resolver esse problema, como a participação do empregado na solução de problemas; compartilhamento de informação; feedback construtivo; trabalho em equipe e colaboração; trabalho desafiador e significativo; segurança no emprego. 


Alguns sinais que indicam queda de produtividade 

Estresse, falta de interesse pelas tarefas diárias e cotidianas, corpo cansado, sono, falta de tempo para o lazer e a família. “Há um desvio de atenção muito grande também quando estamos com a produtividade em baixa. Não conseguimos nos concentrar, e nossos pensamentos ficam prolixos. Também costuma ocorrer um pouco de irritação pela negligência em não cumprir metas”, completa Leila. 

Assim como desânimo e depressão são sinais de queda de produtividade, problemas afetivos, de saúde ou de relacionamento profissional podem levar o profissional a produzir menos que o seu potencial. “Diretores, executivos, homens de marketing, profissionais de vendas e demais profissionais enfrentam no dia-a-dia muitas situações que afetam diretamente sua produtividade. Quando estressados, nervosos e ansiosos, com problemas afetivos ou de saúde, com certeza produzem pouco, levando em conta seu potencial. Neste estado, praticamente todas as habilidades estão atrofiadas ou seriamente comprometidas, gerando baixa ou reduzida produtividade profissional, refletindo proporcionalmente no desempenho da empresa. Quanto maior o nível de stress individual, menor será a qualidade de vida do profissional, e quanto menor for a qualidade de vida do profissional, menor será a sua eficiência e produtividade”, analisa Paula. 


Mas como manter a produtividade em alta em tempos de tanta competitividade? 

O segredo do sucesso de um profissional, comenta Paula, está em sua habilidade de prever situações, identificar oportunidades, ter a criatividade de planejar e desenvolver, além de liderança para motivar sua equipe a fim de implementar o processo com rapidez e eficiência. 

Muitos dizem que para sermos produtivos temos de fazer o que gostamos ou gostarmos daquilo que fazemos. Mas, creio que o mais importante é fazermos o que sabemos executar da melhor maneira possível. Este é o grande segredo do ‘ser produtivo’. Você pode assistir a palestras, freqüentar seminários, fazer cursos, e aprenderá com um monte de gente ‘expert’ no assunto em como tornar seu tempo mais efetivo, e ser produtivo. Você também pode buscar um coach, um mentoring no mercado. Mas a principal mudança e aprendizado só depende de você”, avalia Leila Navarro. 


A consultora Paula Coutinho dá algumas sugestões para os gestores: 

- Oriente: Quando um projeto está sendo executado, observe e aconselhe a partir de indicações, mas não assuma. Reveja os resultados de forma sistemática, focalizando periodicamente o que as pessoas estão aprendendo. Identifique potenciais e discuta áreas de melhoria. O indivíduo trabalha bem com os outros? Delega efetivamente? Acompanha? É um bom ouvinte? 

- Desafie: Procure por oportunidades de desafios e experiências variadas para estas pessoas nas quais se está investindo. Isto pode significar mudar de departamento, trabalhar em equipes multidisciplinares, assumir novos deveres ou alocação temporária em diferentes funções. 

- Treine: Atualmente, existem muitos assuntos para acompanhar e muito pouco tempo para fazer isto. Assim, o treinamento é crítico. Identifique áreas nas quais os funcionários podem melhorar as suas habilidades. Então, trabalhe com eles para conseguir oportunidades de aprendizado por si mesmos. Para fazer a melhor escolha de treinamento, pergunte, pegue retorno de outros que já participaram, avalie reclamações e promessas e verifique o histórico dos instrutores. 

- Compartilhe: Envolva seus funcionários na troca de informações para mantê-los atualizados. Você pode inclusive circular artigos que possam parecer fora do contexto e verificar se o funcionário faz associações e consegue pensar mais globalmente. 

- Acompanhe: Mantenha-se sempre em contato com as pessoas nas quais você está investindo. Encoraje-as a aprender e usar uma abordagem informal para discutir o que aprendeu. Reveja os compromissos que estão trabalhando, tome conhecimento do retorno com relação às decisões tomadas e dê a elas a chance de aplicar o que aprenderam. 

- Seja flexível: Enfatize os aspectos de ter a tarefa feita da melhor forma, em vez do "quando" e "onde" ela foi feita. Quanto melhor o funcionário, menos ele vai estar disposto a seguir planejamentos rígidos e tolerar gerenciamento no nível mais detalhado. 

- Reconheça: Reconheça publicamente os esforços e as conquistas dos melhores funcionários, o que significa passar por cima do medo de perdê-los. O resultado é a melhoria da moral e a construção da fidelidade. 

- Fique junto: Trocas informais com funcionários ajudam a construir relacionamentos; assim, pare e converse com as pessoas em seu ambiente de trabalho. Compartilhe coffee-breaks ou almoços de vez em quando e sempre deixe a sua porta aberta... 

Já para aquele funcionário que está se sentindo desmotivado, Leila Navarro dá algumas sugestões, e a capacitação ocupa o topo da lista. “Isso nos dá serenidade e controle. Outra coisa com a qual devemos nos preocupar é com a qualidade de vida, pois ela traz felicidade e nos proporciona um ambiente positivo. Eu mesma, às vezes, digo para minha equipe que mais vale um dia de descanso do que um dia mal trabalhado. Aliás, faça um teste com você: tire um dia para recarregar as suas energias, se puder, no meio da semana. E veja no dia seguinte como estará a sua produtividade. Você estará refeito, com toda voracidade para finalizar pendências e projetos. Isso também funciona se você aproveitar bem o final de semana.” 

E ela complementa: com mais algumas sugestões, como autoconhecimento, auto-estima, autoconfiança, reconhecer seus talentos e buscar ser reconhecido por eles, fazer o que sabe, ter relevância no que faz, administrar e se responsabilizar por sua qualidade de vida, fazer uma lista de pendências diárias, e ir cumprindo-as por prioridade, buscar capacitação e atualização contínua com prazer e investir em seus relacionamentos sociais (não se isolar) . 

Mas quando o profissional não consegue superar o desafio de melhorar e até mesmo recuperar sua produtividade, o trabalho em equipe pode ser fundamental, acredita Cristiane, para que se identifiquem as dificuldades que estão ocorrendo. “Observar as estratégias utilizadas pelos colegas e adotá-las poderão ajudá-lo a reverter o quadro. O feedback de um superior é fundamental para que juntos possam identificar os pontos fracos do desempenho e, portanto, o que deve ser mudado. Existem também diversas ferramentas tecnológicas de gestão de pessoas que podem auxiliar a empresa na avaliação de desempenho de seu quadro de funcionários. Estabelecer programas de incentivo e motivação, como premiações aos funcionários, pode ser também uma estratégia útil para complementar aquelas outras mais técnicas e diretamente ligadas às tarefas específicas”


INDICAÇÕES DE LEITURA 

Aumentando Sua Produtividade 
Kurt Hanks 
Editora Qualitymark 
Com uma linguagem clara e imagens criativas, a obra chama a atenção com idéias eficazes, ao mesmo tempo em que diverte o leitor. Aprenda a avaliar sua própria eficiência - a fazer as melhorias necessárias. Explorando muitos princípios simples e fáceis de serem usados, você poderá aumentar sua produtividade e sua satisfação no trabalho, administrar melhor o seu tempo e ajudar os outros ao seu redor a também melhorar sua produtividade 

Como Liberar Sua Produtividade 
Richard Ott 
Editora IBPI Press 
Ao implementar as técnicas comentadas nesta obra, você vai experimentar uma melhoria imediata, aumentando sua capacidade de realização. Segundo o autor, resultados marcantes aparecerão, inicialmente, nas tarefas de curto prazo e, a seguir, nos empreendimentos de longo prazo.


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