O artigo abaixo não é tão claro e direto em alguns pontos, mas tem algumas informações que podem ajuda-lo no gerenciamento de sua equipe.

Boa Leitura!

Delegar tarefas e responsabilidades da forma correta é um grande desafio. Muitas vezes vemos o gerente de projetos sucumbir à tentação de querer fazer tudo sozinho ou, então, de seguir na direção oposta: delegar incumbências sem maiores critérios e perder o controle de todo o projeto. Se na sala de reuniões ele começar a culpar os outros pelo fracasso, ouvirá a pergunta: “Por que você não tomou o controle da situação?”. Se assumir a responsabilidade pelas decisões finais, a pergunta será: “Por que você não ouviu as opiniões dos demais?”

A situação aparentemente contraditória indica o delicado equilíbrio necessário na hora de delegar tarefas. Se por um lado o líder precisa ouvir as opiniões de sua equipe, sabendo quando acatá-las e quando rejeitá-las sem causar mal-estar, por outro lado é fundamental que ele delegue responsabilidades de acordo com a competência e habilidade de cada um – o critério, aqui, não é escolher quem se oferece para executar uma tarefa, mas quem é realmente capaz de executá-la. A pessoa para a qual a tarefa foi delegada é responsável por sua execução. Contudo, a responsabilidade pelos resultados finais é sempre do líder.

Sendo assim, não deixe de:

Estabelecer objetivos – Fale claramente à sua equipe quais são as metas a serem alcançadas para que o projeto seja bem-sucedido e determine junto com ela o que é necessário para chegar lá.

Fazer com que a equipe se sinta envolvida no projeto – Incentive seus colaboradores a participar da elaboração da estratégia mais adequada para atingir os resultados desejados. Seja diplomático, porém firme, ao acatar e rejeitar sugestões. Embora a decisão final caiba ao líder, é importante não fazer com que os demais membros da equipe se sintam alienados do processo.

Selecionar a pessoa certa para cada tarefa – Quando alguém se oferecer como voluntário para determinada missão, certifique-se de que a pessoa em questão tem o perfil mais adequado para realizá-la com os resultados desejados.

Fornecer direções – A pessoa encarregada de uma tarefa deve ter uma certa autonomia para executá-la, mas a direção quem dá é o líder. Oriente seus colaboradores, sem demonstrar prepotência.

Ter certeza de que todos entendem o que você espera deles – É impossível delegar tarefas com sucesso se os membros da equipe não compreenderem com clareza o que você espera que façam e que resultados devem ser atingidos.

Evitar surpresas desagradáveis – Não confie apenas no que você espera que cada um faça. Certifique-se de que eles estão fazendo o que é esperado. Faça follow-ups constantes para acompanhar o desenvolvimento do projeto, mas faça-o de maneira rápida e objetiva. Não permita que os follow-ups se transformem em reuniões intermináveis e pouco producentes.

Saber o que delegar e o que não delegar – Nem tudo pode ser delegado. Organizar a equipe, avaliar desempenhos e determinar direções (e mudanças de direções) são responsabilidades exclusivas do líder.

Ficar em contato constante – Dê “empowerment” aos envolvidos, deixe-os trabalhar, mas combine pontos de checagem ao longo do percurso para que você acompanhe o andamento dos trabalhos. Tenha uma linha de comunicação aberta para saber como caminham e dê o suporte necessário (e se necessário)

Fazer elogios e críticas – Elogie aqueles cujos desempenhos se destacaram e faça uma avaliação crítica dos que ficaram aquém do esperado. Não aceite o jogo de “empurra-empurra”: cada qual deve responder pela tarefa que lhe coube, assim como você terá de responder pelo resultado final.